Directrices para ponencias en congresos

Overview

En este artículo encontrará las directrices necesarias para su ponencia. Si le surge alguna duda o tiene alguna pregunta una vez leído, contacte con nosotros.

Directrices para ponencias en congresos

Tenemos el firme compromiso de ofrecer todas las facilidades para que los participantes de los congresos interactúen, conversen y aprendan unos de otros. En el programa de cada congreso encontrará distintos tipos de ponencias, presenciales y virtuales, diseñadas específicamente para promover la interacción entre los miembros de la Red de Investigación.

Equipo para las ponencias

Para cada tipo de ponencia se relaciona el material que se facilita al ponente. Como el material necesario varía según el tipo de ponencia, asegúrese bien de identificar la suya. Además, dependiendo de la sede del congreso, los ponentes podrían disponer de material adicional. Si desea comprobar la relación completa de materiales disponibles en un congreso en particular, haga clic en el apartado “Programa” del congreso al que desea asistir.

1. Ponencias temáticas

2. Discusiones enfocadas

3. Ponencias con pósteres

4. Talleres

5. Coloquios

6. Exposición de innovaciones

7. Sesiones de pósteres virtuales

8. Ponencias virtuales breves


Ponencias temáticas

Información general y formato:

Las ponencias temáticas se componen de la exposición de una serie de trabajos, agrupados según el tema por el comité del programa del congreso. Los artículos se presentan en bloques de 20 minutos de forma sucesiva, con un extenso periodo de tiempo reservado después de las ponencias para el debate grupal. De esta forma, se potencia una mayor participación, así como la discusión de ideas e implicaciones que surjan de las ponencias.

¿Cómo es una sesión de ponencia temática?

Las ponencias temáticas pueden organizarse de dos formas. La primera de ella sería la exposición de tres trabajos en un bloque de 75 minutos y la segunda, la exposición de cuatro artículos en 100 minutos. Asegúrese de que su ponencia tenga una duración de 20 minutos, centrando su presentación fundamentalmente en las conclusiones e implicaciones, que son la esencia de su trabajo. Este formato permite que después de las presentaciones haya una amplia discusión de unos 15-20 minutos de duración, durante los cuales los ponentes tienen la oportunidad de profundizar en sus trabajos mediante las preguntas y comentarios de los participantes y de las ideas surgidas de otras presentaciones. 

Soportes visuales:

Todas las aulas están equipadas con pantallas y proyectores. Sin embargo, en algunos congresos todos los delegados del congreso han de llevar su propio ordenador (se comunicará con antelación). Si usa Mac, asegúrese de llevar el adaptador Mac VGA. 

Preparación

Durante los 20 minutos que dura su ponencia, asegúrese de exponer claramente la estructura y los puntos principales, tanto al comienzo de la exposición como también en el resumen. Los soportes visuales e imágenes de palabras claves pueden ser bastante útiles para su presentación, sin embargo, debe evitar exponer leyendo directamente desde PowerPoint. Ensaye su exposición varias veces, si es posible delante alguien, de tal forma que pueda proporcionarle feedback, tanto en contenido como en forma. Si va a mostrar imágenes o cualquier otro medio visual junto con el texto, anote en el mismo donde han de ir y ensáyelo también. Asegúrese de que su ponencia se ajusta a los 20 minutos establecidos para no tener que ser interrumpido, y así garantizar que todos los ponentes dispongan de su tiempo para hacer sus exposiciones.

Preguntas

Después de las ponencias, se dispone de un tiempo de 15-20 minutos dedicado a un amplio debate en el cual los ponentes pueden profundizar en sus trabajos a través de las preguntas surgidas de los participantes o de las ideas que se generen de otras exposiciones.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, pase al frente del salón de los congresos y preséntese al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante su ponencia.


Discusiones enfocadas

Información general y formato

Las discusiones enfocadas ofrecen una oportunidad excepcional para el intercambio de conocimientos y experiencias profesionales. Así mismo, son el lugar idóneo para recibir y proporcionar feedback, promover discusiones más en profundidad y conocer colegas con intereses similares.

¿Cómo es una discusión enfocada?

En este tipo de sesión, a cada ponente se le asigna una mesa, donde los participantes que se unan, tendrán la oportunidad de mantener un debate con el ponente. Al entrar en el aula, verá mesas con 6-8 sillas. Cada ponencia se identifica con un número situado en el centro de la mesa. Consulte el programa o el tablón de anuncios del congreso para saber el número asignado a su ponencia.

Soportes visuales

Para las discusiones enfocadas no se dispone de ningún soporte visual, aunque la mayoría de los ponentes suelen entregar folletos ilustrando su trabajo. Muchos ponentes suelen optar por mostrar el material gráfico que necesitan directamente con su ordenador, puede ser muy útil debido al carácter más íntimo de este tipo de sesión.

Preparación

Aunque las discusiones enfocadas están concebidas para la discusión y el debate, no quiere decir que no haya necesidad de una preparación previa. Prepare su exposición y ensáyela hasta que sienta que puede compartir sus ideas de una forma cómoda. Estas sesiones han de ser interactivas. Le animamos, por tanto, a preparar folletos, actividades y preguntas que promuevan el debate. 

Material impreso

Si decide acompañar su ponencia con material impreso, es aconsejable que lleve de ocho a diez copias para distribuirlas entre los participantes. No olvide incluir su información de contacto en la primera página para fomentar el contacto posterior.

Preguntas

Aunque puede ser que sus oyentes estén ansiosos de preguntar, es útil tener preparadas una o dos preguntas por si necesita usarlas para fomentar el debate. Las preguntas no tienen por qué ser solo para el ponente, sino que pueden ir dirigidas a los participantes de la sesión, fomentando así la participación, el feedback y el intercambio de ideas.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano y salude a los asistentes. En la sala estará un académico de posgrado para ayudarle a encontrar el grupo que le corresponde y ayudar a los delegados a encontrar la ponencia particular en la que estén interesados. Durante su ponencia hable con claridad, exprese sus opiniones personales y estimule las preguntas y el debate. Aproveche el conocimiento, la experiencia y las ideas de los demás asistentes para construir su red profesional.


Ponencias con póster

Información general y formato

Las ponencias con póster le dan publicidad a su investigación. Combinan texto y elementos gráficos para crear una exposición visualmente atractiva. Cuando los participantes pasan junto al póster, este debe transmitir su investigación de manera inmediata y eficiente. El autor debe permanecer junto al tablero donde está fijado el póster mientras dure la sesión.

¿Cómo es una ponencia con póster?

Una ponencia con póster permite a los participantes estudiar y revisar su información y discutirla de forma individual, a diferencia de otro tipo de ponencias con un ritmo mucho más rápido. Los autores conversan con los participantes que pasean viendo los tableros de pósteres. Muchos autores suelen presentar una breve introducción que dé respuesta a las preguntas más obvias y así poder dedicar el resto del tiempo a discusiones más a fondo.

Equipo que se facilita

Dependiendo de las instalaciones de la sede, los pósteres podrían colocarse en una pared o un tablero de anuncios. Los organizadores del congreso le facilitarán cinta adhesiva o chinchetas, según la superficie disponible. Tenga en cuenta que cualquier medio especial de fijación es responsabilidad del ponente y no lo proporciona el congreso (no se permiten los medios que dejan agujeros o marcas en las paredes). Recuerde también que no hay equipo audiovisual para las ponencias con póster. Los ponentes son los responsables de crear su póster y demás materiales visuales que formen parte de la ponencia, preparar medios especiales de fijación, llevar los materiales impresos que vayan a distribuir y formatos de suscripción o tarjetas de ponencia para anotar el interés que generen o el seguimiento de la ponencia.

Preparación

 Aunque las ponencias con poster están concebidas para  la discusión y el debate, no quiere decir que no haya necesidad de una preparación previa. Prepare su exposición y ensáyela hasta que sienta que puede compartir sus ideas de una forma cómoda. Estas sesiones han de ser interactivas, le animamos, por tanto, a preparar folletos, actividades y preguntas que fomenten  el debate.

Especificaciones de tamaño:

Para dar suficiente espacio a todos los ponentes, los pósteres deben medir como máximo 0.91 × 1.22 m.

Material impreso

Si considera necesario distribuir folletos, es recomendable que lleve unas 20 o 30 copias. Asegúrese de resaltar los nombres de los autores y la información de contacto por si algún participante estuviera interesado en contactar con ellos para solicitar más información.

Preguntas

Aunque puede ser que sus oyentes estén ansiosos de preguntar, es útil tener preparadas una o dos preguntas por si necesita usarlas para fomentar el debate.

Las preguntas no son sólo para el ponente, sino que pueden ir dirigidas a los participantes de la sesión, fomentando así la participación, el feedback y el intercambio de ideas.

En el momento de la ponencia

Los ponentes pueden colgar sus pósteres antes del inicio de la sesión, siempre y cuando se haga durante algún descanso y el aula no se esté usando. Los pósteres se pueden retirar antes del comienzo de la siguiente ponencia o al final del día si la sesión coincide con la última sesión paralela, ya que el aula tiene que estar disponible para las ponencias de la mañana siguiente. 


Talleres

Información general y formato:

En este tipo de sesión, completamente interactiva, se charla, exploran o muestran habilidades o conceptos. Los talleres duran 45 minutos y deben estructurarse de tal forma que incluyan una información introductoria y explicativa con el tiempo suficiente para que el auditorio interactúe y participe.  

¿Cómo es un taller?

Los talleres incluyen una discusión en profundidad entre los ponentes y los participantes sobre un enfoque o una experiencia práctica. Este tipo de sesiones pueden  desarrollarse en forma de panel, una conversación bien planificada, diálogos o un debate, todas ellas con una interacción real con el público participante.

Este formato en concreto puede incluir, por ejemplo, representaciones, debates o diálogos en profundidad con los participantes.

Soportes visuales

Todas las aulas están equipadas con pantallas y proyectores. Sin embargo, en algunos congresos todos los delegados del congreso han de llevar su propio ordenador (se avisará con antelación). Si usa Mac, asegúrese de llevar el adaptador Mac VGA. Tenga en cuenta que las aulas no disponen de proyectores de diapositivas.

Material impreso

Si desea distribuir material impreso (resumiendo metodología o cualquier información complementaria), le recomendamos que lleve 10-15 copias. Tenga en cuenta que no contamos con servicio de fotocopiadora y, por tanto, debe preparar todo el material necesario con antelación. 

Preparación

Los talleres duran 45 minutos y son ponencias interactivas; la clave es motivar al máximo la participación de los oyentes. Cerciórese de que su ponencia despierta su interés y participación en el mayor número posible de aspectos.

Preguntas

Los talleres duran 45 minutos y deben estructurarse de tal forma que incluyan una información introductoria y explicativa con el tiempo suficiente para que el auditorio interactúe y participe.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, vaya al frente del salón de ponencias y localice al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante su ponencia.


Coloquios

Información general y formato:

Los coloquios son organizados por un grupo de colegas que desean presentar varias dimensiones de un proyecto o perspectivas sobre un tema. Constan de una serie de cuatro o cinco ponencias formales breves, seguidas de comentarios, debates grupales o ambos.

¿Cómo es un coloquio?

Aunque los coloquios duran solamente 90 minutos, suelen programarse dentro de bloques de sesiones paralelas de 100 minutos. En el tiempo asignado los miembros del coloquio estructuran sus ponencias del modo que mejor se adecue a su ponencia grupal. Se sugiere dejar de 15 a 20 minutos al final de la sesión para un segmento de preguntas y respuestas con el auditorio.

Soportes visuales

Todas las aulas están equipadas con pantallas y proyectores. Sin embargo, en algunos congresos todos los delegados del congreso han de llevar su propio ordenador (se avisará con antelación). Si usa Mac, asegúrese de llevar el adaptador Mac VGA. Tenga en cuenta que las aulas no disponen de proyectores de diapositivas.

Preparación

Durante los 90 minutos que suele durar el coloquio, asegúrese de exponer claramente la estructura y puntos principales, tanto al comienzo de la exposición como también en el resumen. Los soportes visuales e imágenes de palabras claves pueden ser bastante útiles para su  presentación, sin embargo,  debe evitar exponer leyendo directamente desde PowerPoint. Ensaye su exposición varias veces delante de su grupo, de tal forma que pueda proporcionarle feedback, tanto en contenido como en forma. Si va a mostrar imágenes o cualquier otro medio visual junto con el texto, anote en el texto dónde han de ir y ensáyelo también. Si opta por dividir la sesión entre varios ponentes, un académico de posgrado actuará como moderador.

Preguntas

Es aconsejable reservar 15-20 minutos al final del coloquio para un espacio de preguntas y respuestas con los asistentes.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, vaya al frente del salón de congresos y localice al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante la ponencia. Como la estructura del coloquio se deja al criterio del grupo de presentadores que van a exponer, avise al moderador si desea que intervenga y cuándo.


Exposición de Innovaciones

Información general y formato:

La Exposición de Innovaciones ofrece a los investigadores e innovadores la posibilidad de presentar productos o investigación y desarrollo. Todas las presentaciones deben basarse en la experiencia investigadora de los ponentes. Están permitidos los diálogos promocionales; sin embargo, no pueden venderse productos ni servicios en el lugar del congreso.

¿Cómo debería ser una sesión de Exposición de Innovaciones?

Prepare una presentación de 20 minutos, centrándose en las principales conclusiones e implicaciones que sean esenciales para su trabajo, producto y/o servicio. Puede haber diálogo durante la sesión o al concluir la misma. 

Todas las salas de sesiones de Exposición de Innovaciones están equipadas con pantallas y proyectores. Los ponentes deben traer sus propios ordenadores portátiles. Si es usuario de Mac, también debe traer el correspondiente adaptador MAC VGA. Tenga en cuenta que en las salas de sesiones no hay retroproyectores de transparencias.

Preparación

Durante la presentación de 20 minutos, puede presentar sus productos con un powerpoint o mediante el debate. Idealmente, la presentación de productos/servicios debería basarse en su propia experiencia investigadora. Los moderadores podrán cortar su intervención cuando exceda el tiempo establecido para asegurar que todos los intervinientes en la sesión de Exposición de Innovaciones puedan disponer de su tiempo completo.  

Folletos

Si está pensando distribuir folletos, se recomienda aproximadamente de 10-15 copias. Asegúrese de resaltar los nombres de los autores y la información de contacto, en caso de que alguien desee contactar para más información. También es una buena idea traer tarjetas comerciales o de empresa.


Pósteres virtuales

Información general y formato

Las sesiones de  pósteres virtuales  dan publicidad a su investigación. Son especialmente idóneas para presentar resultados preliminares de trabajos que aún están en progreso o para proyectos que necesitan soporte visual. Combinan texto y gráficos para hacer que la presentación sea visiblemente atractiva. Su poster virtual puede transmitir de una manera eficaz y rápida su investigación, al tiempo que los participantes dan un paseo para verlos.

¿Cómo es una sesión de pósteres virtuales?

Los pósteres virtuales se envían en PDF y se presentan como parte de la sesión de póster presencial o durante una sesión paralela. Los pósteres virtuales se presentan en grupo, normalmente siguiendo una presentación ininterrumpida. El audio no se incluye en la sesión de póster virtual. Animamos a los ponentes virtuales a incluir sus datos de contacto (ej.: dirección de email) en su póster virtual, o usar un código QR para ofrecer información más detallada.

Preparación

El póster virtual debe enviarse al comité de organización del congreso al menos con un mes de antelación a la fecha de comienzo del congreso. Los pósteres enviados con posterioridad a esta fecha no serán aceptados. Si necesita más ayuda, vea nuestra guía paso a paso para crear un póster virtual.

En el momento de la ponencia

Los asistentes al congreso verán los pósteres virtuales en el tiempo programado especificado en el programa. Este tipo de sesión no tiene un componente interactivo, sin embargo, después de la ponencia los pósteres virtuales se comparten en la Red de Investigación en el informe y materiales finales del congreso. Asegúrese de incluir sus datos de contacto (por ejemplo, email) para que aquellos miembros de la comunidad que estén interesados en su trabajo puedan contactar con usted. 


Ponencias virtuales breves

Información general y formato

La ponencia virtual breve es un video con una presentación de 5 minutos. Los ponentes presentan resúmenes o reseñas de sus trabajos en las que describen sus características principales, objetivos, metodología y resultados. Los ponentes pueden enviar videos con un formato de conferencia más tradicional, o bien usando PowerPoint. Los videos han de mandarse al menos un mes antes de que comience el congreso. Una vez finalizado el congreso, los videos se cuelgan en nuestro canal de YouTube. 

¿Cómo es una ponencia virtual breve?

Las ponencias virtuales breves son vídeos de 5 minutos presentados en el canal de YouTube de la Red de Investigación. Las ponencias virtuales se presentan en grupo, durante el horario señalado en el congreso, y normalmente se exponen cerca de la zona de registro del congreso. Animamos a los ponentes virtuales a incluir sus datos de contacto (Ej.: dirección de email) al comienzo y al final de su ponencia, o a usar un código QR para ofrecer información más detallada.

Preparación

Las ponencias virtuales breves deben enviarse al comité organizador del congreso con un mes de antelación a la fecha de inicio del congreso. Si necesita más ayuda, vea nuestra guía paso a paso para hacer una ponencia virtual breve.

En el momento de la ponencia

Los asistentes al congreso podrán ver las ponencias virtuales breves durante la franja de tiempo asignada en el programa. Sin embargo, después de la ponencia, las presentaciones virtuales se comparten con la Red de Investigación en las actas del congreso. Como recordatorio, asegúrese de incluir sus datos de contacto (Ej.: dirección de email) en su presentación, para que los miembros de la comunidad que estén interesados puedan ponerse en contacto para intercambiar impresiones sobre su trabajo o a usar un código QR para ofrecer información más detallada.