Directrices para ponencias en congresos

Overview

En este artículo usted encontrará las directrices para las sesiones de su ponencia. Si tiene preguntas una vez que los haya leído, contáctenos.

Directrices para ponencias en congresos

Tenemos el firme compromiso de ofrecer todas las facilidades para que los participantes de los congresos interactúen, conversen y aprendan unos de otros. Por eso se han integrado en el programa del congreso ponencias de varios tipos, concebidas expresamente para promover las interacciones entre los miembros de la Red de Investigación. 

Equipo para las ponencias

En cada tipo de ponencia se lista el equipo que se facilita al ponente. Como el equipo varía según el tipo de ponencia, cerciórese de identificar la suya. Dependiendo de la sede del congreso, quizá se disponga de equipo adicional. Si desea obtener la lista completa del equipo disponible en determinado congreso, visite la página titulada "Programa", correspondiente al congreso en cuestión.

1. Ponencias de artículos por tema

2. Mesas redondas con autores

3. Ponencias con pósteres

4. Talleres

5. Coloquios

6. Sesiones de pósteres virtuales

7. Ponencias virtuales breves


Ponencias de artículos por tema

Información general y formato:

Las ponencias temáticas constan de la exposición de una serie de artículos, que el comité del programa del congreso organiza según el asunto. Los artículos se presentan de manera sucesiva en bloques de 20 minutos de duración. Después de cada ponencia formal se intercalan lapsos suficientes para la discusión grupal. Este formato permite mayor participación y una discusión más activa de las ideas e implicaciones surgidas de la serie de artículos.

¿Cómo es una sesión de ponencia de artículo por tema?

Las ponencias temáticas consisten ya sea en la exposición de tres artículos en un bloque de 75 minutos, o de cuatro artículos en un bloque de 100 minutos. Debe ir preparado para que su ponencia dure 20 minutos, y centrar sus observaciones verbales en las principales conclusiones e implicaciones que constituyen la esencia de su trabajo. Este formato da un margen de entre 15 y 20 minutos de discusión a fondo a continuación de las ponencias, durante el cual los presentadores tienen la posibilidad de entrar en detalles sobre su trabajo en respuesta a las preguntas del auditorio o a las ideas generadas por otros artículos y discusiones grupales.

Ayudas visuales:

Todos los salones para la ponencia de artículos por tema están equipados con pantallas y cañones de proyección. Se pide a los participantes del congreso que lleven sus propias computadoras portátiles. Si su equipo es Mac, cerciórese de llevar consigo el adaptador Mac VGA correcto. Tenga en cuenta que los salones de ponencia no cuentan con proyectores de diapositivas elevados.

Preparación

Durante los 20 minutos de la ponencia de su artículo por tema, no olvide exponer al principio, de manera expresa y clara, la estructura y los puntos principales de su argumentación, y una vez más en el resumen. Los auxiliares visuales y las diapositivas de palabras claves son útiles para ilustrar y dar variedad a sus postulados. Sin embargo, no debe leer la ponencia en diapositivas de PowerPoint. Ensaye varias veces la exposición en voz alta, de ser posible en presencia de un escucha que pueda darle información correctiva sobre la forma y el contenido. Si va a proyectar diapositivas o a usar otros medios visuales mientras lee un texto, marque en este los puntos en que debe presentar cada diapositiva o imagen e incluya la proyección en el ensayo. También debe cerciorarse de que la ponencia se ajusta a los 20 minutos que tiene asignados. Si se excede de este tiempo, los académicos de posgrado que se encuentren en la sala tendrán que interrumpirlo para garantizar que todos los presentadores de la sesión de artículos por tema cuentan con su tiempo de ponencia íntegro.

Preguntas

Este formato da un margen de entre 15 y 20 minutos de discusión a fondo a continuación de las ponencias, durante el cual los presentadores tienen la posibilidad de entrar en detalles sobre su trabajo en respuesta a las preguntas del auditorio o a las ideas generadas por otros artículos y discusiones grupales.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, pase al frente del salón de los congresos y preséntese al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante su ponencia.


Mesas redondas con autores

Información general y formato

Las discusiones guiadas representan oportunidades únicas de aprendizaje e intercambio profesional, son excelentes medios para dar y recibir información correctiva dirigida, promueven la participación en discusiones a fondo y facilitan el encuentro entre colegas con intereses similares.

¿Cómo es una sesión de mesa redonda con autor?

En una sesión de discusiones guiadas, a cada presentador se le asigna una mesa determinada, donde los participantes podrán sostener discusiones a fondo con él. Al entrar en el salón usted verá mesas de entre seis y ocho sillas en cada conjunto. Cada ponencia de la sesión se identifica con un número puesto al centro de cada mesa. Consulte el programa o el tablero de anuncios del congreso para saber qué número le corresponde a su ponencia.

Ayudas visuales

En las discusiones guiadas no se dispone de auxiliares audiovisuales tradicionales, pero la mayoría de los presentadores entregan materiales impresos que ilustran su trabajo. Muchos presentadores también deciden exhibir ayudas visuales desde sus computadoras portátiles, lo que resulta óptimo para este formato de ponencia más íntimo. Las discusiones guiadas son excelentes medios para obtener información correctiva dirigida, participar en discusiones a fondo y conocer a colegas con intereses similares.

Preparación

Aunque las discusiones dirigidas dependen mucho de la conversación, esto no excluye la necesidad de preparación anticipada. Debe usted crear el segmento de ponencia de su sesión y practicarlo hasta que pueda comunicar sus ideas con desenvoltura. Las sesiones están concebidas para ser interactivas, por lo que se recomienda ampliamente que la ponencia incluya material impreso, actividades y preguntas que atraigan la atención y estimulen la participación de los oyentes.

Material impreso

Si decide acompañar su ponencia con material impreso, es aconsejable que lleve de ocho a diez copias para distribuirlas entre los participantes. No olvide incluir su información de contacto en la primera página para estimular el seguimiento.

Preguntas

Aunque puede ser que sus oyentes estén ansiosos de preguntar, es útil tener preparadas una o dos preguntas por si necesita usarlas para fomentar el debate. Las preguntas no tienen que dirigirse sólo a usted como presentador; también pueden dirigirse a los participantes de la sesión, lo que los animará a participar, darle información correctiva y expresar sus opiniones y las lecciones aprendidas.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano y salude a los asistentes. En la sala estará un académico de posgrado para ayudarle a encontrar el grupo que le corresponde y asistir a los participantes que buscan determinadas ponencias. Durante su ponencia hable con claridad, exprese sus opiniones personales y estimule las preguntas y el debate. Aproveche el conocimiento, la experiencia y las ideas de los demás asistentes para construir su red profesional.


Ponencias con póster

Información general y formato

Las ponencias con póster le dan publicidad a su investigación. Combinan texto y elementos gráficos para crear una exposición visualmente agradable. Cuando los espectadores pasan junto al póster, este debe comunicarles su investigación de manera inmediata y eficiente. El autor debe permanecer junto al tablero donde está fijado el póster mientras dure la sesión.

¿Cómo es una ponencia con póster?

A diferencia del ritmo rápido de un pase de diapositivas o una ponencia verbal, una ponencia con póster permite a los espectadores estudiar y repasar la información, y hablar de ella con usted en forma individual. Los autores entablan conversaciones con los participantes que circulan entre los tableros de pósters. A muchos autores les resulta útil presentar una breve introducción para responder las preguntas obvias y dedican el resto del tiempo para discusiones más a fondo.

Equipo que se facilita

Dependiendo de las instalaciones de la sede, los pósters podrían colocarse en una pared o un tablero de anuncios. Los organizadores del congreso le facilitarán cinta adhesiva o tachuelas, según la superficie disponible. Tenga en cuenta que cualquier medio especial de fijación es responsabilidad del presentador y no lo proporciona el congreso (no se permiten los medios que dejan agujeros o marcas en las paredes). Recuerde también que no hay equipo audiovisual para las ponencias con póster. Los presentadores son responsables de producir su póster y demás materiales visuales que formen parte de la ponencia, procurarse medios especiales de fijación, llevar los materiales impresos que vayan a distribuir y formatos de suscripción o tarjetas de ponencia para registrar el interés que generen o el seguimiento de la ponencia.

Preparación

Aunque las ponencias con póster dependen mucho de la conversación, esto no excluye la necesidad de preparación anticipada. Debe usted crear el segmento de ponencia de su sesión y practicarlo hasta que pueda comunicar sus ideas con desenvoltura. Las sesiones están concebidas para ser interactivas, por lo que se recomienda ampliamente que la ponencia incluya material impreso, actividades y preguntas que atraigan la atención y estimulen la participación de los oyentes.

Especificaciones de tamaño:

Para dar suficiente espacio a todos los presentadores, los pósters deben medir como máximo 0.91 × 1.22 m.

Material impreso

Si se propone distribuir material impreso, es aconsejable que lleve de 20 a 30 copias. No olvide resaltar los nombres e información de contacto de los autores por si al espectador le interesa acudir a ellos en busca de más información. También es buena idea llevar tarjetas de ponencia en caso de que se genere mayor interés.

Preguntas

Aunque puede ser que sus oyentes estén ansiosos de preguntar, es útil tener preparadas una o dos preguntas por si necesita usarlas para fomentar el debate. Las preguntas no tienen que dirigirse sólo a usted como presentador; también pueden dirigirse a los participantes de la sesión, lo que los animará a participar, darle información correctiva y expresar sus opiniones y las lecciones aprendidas.

En el momento de la ponencia

Se permite a los presentadores fijar sus pósters antes del inicio de la ponencia, siempre y cuando lo hagan durante el descanso y el salón no se esté usando. Los pósters se pueden retirar antes de que dé comienzo la siguiente ponencia o al final de la jornada del congreso si la ponencia se lleva a cabo durante la última sesión paralela de día, ya que el salón podría necesitarse para ponencias a la mañana siguiente.


Talleres

Información general y formato:

Esta ponencia interactiva es un periodo en el que se enseñan, demuestran o exploran habilidades o conceptos. Las sesiones se programan para durar 45 minutos y deben estructurarse para proporcionar alguna información explicativa o introductoria, y dar bastante tiempo para que el auditorio se interese, interactúe y participe.

¿Cómo es una ponencia interactiva?

Los talleres o ponencias interactivas implican una amplia interacción entre presentadores y participantes en torno a una idea o una experiencia práctica del ejercicio de cierta disciplina. Estas ponencias también pueden adoptar formato de
panel, conversación, diálogo o debate preparados, todos con una considerable participación de los oyentes.

Entre los componentes que se prestan para esta ponencia se cuentan talleres, demostraciones, representaciones, exhibiciones, conversaciones escenificadas, debates o diálogos prolongados con el auditorio.

Ayudas visuales

Todos los salones para ponencias interactivas están equipados con pantallas y cañones de proyección. Se pide a los participantes del congreso que lleven sus propias computadoras portátiles. Si su equipo es Mac, cerciórese de llevar consigo el
adaptador Mac VGA correcto. Tenga en cuenta que los salones para ponencias interactivas no cuentan con proyectores de diapositivas elevados. 

Material impreso

Si usted quiere distribuir material impreso (quizá en los que se resuman antecedentes, metodología y otras informaciones para complementar su ponencia), lleve de 10 a 15 copias. Como en la sede del congreso quizá no haya impresoras ni copiadoras, prepare el material impreso con anticipación.

Preparación

Los talleres duran 45 minutos y son ponencias interactivas; la clave es motivar al máximo la participación de los oyentes. Cerciórese de que su ponencia despierta su interés y participación en el mayor número posible de aspectos.

Preguntas

Las sesiones se programan para durar 45 minutos y deben estructurarse  para proporcionar alguna información explicativa o introductoria, y dar bastante tiempo para que el auditorio se interese, interactúe y participe.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, vaya al frente del salón de ponencias y localice al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante su ponencia.


Coloquios

Información general y formato:

Los coloquios son organizados por un grupo de colegas que desean presentar varias dimensiones de un proyecto o perspectivas sobre un tema. Constan de una serie de cuatro o cinco ponencias formales breves, seguidas de comentarios, debates grupales o ambos.

¿Cómo es un coloquio?

Aunque los coloquios duran solamente 90 minutos, suelen programarse dentro de bloques de sesiones paralelas de 100 minutos. En el tiempo asignado los miembros del coloquio estructuran sus ponencias del modo que mejor se adecue a su ponencia grupal. Se sugiere dejar de 15 a 20 minutos al final de la sesión para un segmento de preguntas y respuestas con el auditorio.

Ayudas visuales

Todos los salones para coloquios están equipados con pantallas y cañones de proyección. Se pide a los participantes del congreso que lleven sus propias computadoras portátiles. Si su equipo es Mac, cerciórese de llevar consigo el
adaptador Mac VGA correcto. Tenga en cuenta que los salones para coloquios no cuentan con proyectores de diapositivas elevados. 

Preparación

Durante los 90 minutos del coloquio, no olvide exponer al principio, de manera expresa y clara, la estructura y los puntos principales de su argumentación, y una vez más en el resumen. Los auxiliares visuales y las diapositivas de palabras claves son útiles para ilustrar y dar variedad a sus postulados. Sin embargo, no debe leer la ponencia en diapositivas de PowerPoint. Recuerde ensayar la exposición en voz alta en presencia de sus colaboradores. Si va a proyectar diapositivas o a usar otros medios visuales mientras lee un texto, marque en este los puntos en que debe presentar cada diapositiva o imagen. Si decide dividir la sesión entre un grupo de presentadores, un académico graduado estará presente en el salón para actuar como moderador.

Preguntas

Se sugiere dejar de 15 a 20 minutos al final de la sesión para un segmento de preguntas y respuestas con los asistentes.

En el momento de la ponencia

Llegue temprano, vaya al frente del salón de congresos y localice al académico de posgrado que actuará como presidente y moderador durante la ponencia. Como la estructura del coloquio se deja al criterio del grupo de colegas presentadores, avise al académico de posgrado si desea que intervenga como moderador, y cuándo.


Pósteres virtuales

Información general y formato

La sesión de póster expondrá su investigación. Los pósteres virtuales son perfectos para presentar los resultados preliminares de un trabajo en desarrollo o para proyectos que se prestan naturalmente a presentaciones visuales y representaciones. Combinan el texto y los gráficos para hacer una presentación visualmente llamativa. Al paso del espectador, su póster virtual debe comunicar rápida y eficientemente su investigación.

¿Cómo es una sesión de pósteres virtuales?

Los pósteres virtuales se envían en PDF y se presentan como parte de la sesión de póster presencial o durante una sesión paralela. Los pósteres virtuales se presentan en grupo, normalmente siguiendo una presentación ininterrumpida. El audio no se incluye en la sesión de póster virtual. Animamos a los ponentes virtuales a incluir sus datos de contacto (ej.: dirección de email) en su póster virtual, o usar un código QR para ofrecer información más detallada.

Preparación

El póster virtual debe enviarse al comité de organización del congreso al menos con un mes de antelación a la fecha de comienzo del congreso. Los pósteres enviados con posterioridad a esta fecha no serán aceptados. Para ayuda adicional, vea nuestra guía paso a paso para crear un póster virtual.

En el momento de la ponencia

Los asistentes al congreso podrán ver los pósteres virtuales durante el horario programado. Durante la ponencia, no hay componente interactiva. Sin embargo, después de la ponencia, las presentaciones virtuales se comparten con la Red de Investigación en las actas del congreso. Como recordatorio, asegúrese de incluir sus datos de contacto (Ej.: dirección de email) en su presentación, para que los miembros de la comunidad que estén interesados puedan ponerse en contacto para intercambiar impresiones sobre su trabajo.


Ponencias virtuales breves

Información general y formato

La ponencia virtual breve es una presentación rápida en vídeos de 5 minutos. Los autores presentan resúmenes o perspectivas generales sobre su trabajo, describiendo las características principales (como propósito, procedimiento y resultado). Animamos a los autores a enviar vídeos en el tradicional estilo de conferencia o vídeos que empleen apoyo visual como PowerPoint. El vídeo final debe enviarse con un mes de antelación a la fecha de inicio del congreso. Después del congreso, los vídeos se subirán al canal de YouTube de la comunidad.

¿Cómo es una ponencia virtual breve?

Las ponencias virtuales breves son vídeos de 5 minutos presentados en el canal de YouTube de la Red de Investigación. Las ponencias virtuales se presentan en grupo, durante el horario señalado en el congreso, y normalmente se exponen cerca de la zona de registro del congreso. Animamos a los ponentes virtuales a incluir sus datos de contacto (Ej.: dirección de email) al comienzo y al final de su ponencia, o a usar un código QR para ofrecer información más detallada.

Preparación

Las ponencias virtuales breves deben enviarse al comité organizador del congreso con un mes de antelación a la fecha de inicio del congreso. Para ayuda adicional, vea nuestra guía paso a paso para hacer una ponencia virtual breve.

En el momento de la ponencia

Los asistentes al congreso podrán ver las ponencias virtuales breves durante la franja de tiempo asignada en el programa. Sin embargo, después de la ponencia, las presentaciones virtuales se comparten con la Red de Investigación en las actas del congreso. Como recordatorio, asegúrese de incluir sus datos de contacto (Ej.: dirección de email) en su presentación, para que los miembros de la comunidad que estén interesados puedan ponerse en contacto para intercambiar impresiones sobre su trabajo o a usar un código QR para ofrecer información más detallada.